Quando você trabalha como freelancer, é essencial economizar tempo no seu fluxo de trabalho sempre que puder. Afinal, é provável que você precise usar muitos chapéus todos os dias. Do marketing às finanças, os freelancers são responsáveis por dirigir seus próprios navios – e isso significa ser gerentes de negócios bem-formados. E isso está além da carga de trabalho real que você possui. Você sabe, as tarefas que realmente lhe rendem uma renda?
Novamente, é por isso que simplificar as operações o máximo possível é tão importante. Você deve passar a maior parte do seu tempo de trabalho concluindo tarefas que ganham dinheiro. Portanto, quanto mais você limitar o tempo necessário para as operações diárias, melhor. A seguir, cinco dicas e sugestões para otimizar seu fluxo de trabalho freelancer, iniciando imediatamente.
1. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Se você não fizer mais nada nesta lista, a configuração de uma ferramenta de gerenciamento de projetos sozinha economizará uma tonelada de tempo. Por quê? Porque essas ferramentas já eliminam a necessidade de muitos outros aplicativos e software.
Por exemplo, algumas ferramentas permitem adicionar projetos, criar marcos ou tarefas para cada projeto e atribuir tarefas a outras pessoas. Essas ferramentas também são úteis para organizar atribuições, criar prioridades e acompanhar o progresso. As ferramentas de gerenciamento de projeto “de relance” facilitam a localização de seus projetos, acompanham o andamento dos projetos e gerenciam todos os arquivos e comunicações relacionados.
O último ponto é o que economiza mais tempo, na minha opinião, porque você não precisará mais procurar e-mails para descobrir que PDF um cliente enviou como referência ou as informações de login para o site de alguém de WordPress. Tudo será armazenado com segurança em um local para acesso rápido e referência a qualquer momento.
Algumas opções populares para ferramentas de gerenciamento de projetos incluem Trello , Asana e Basecamp . Pessoalmente, uso o Trello para acompanhar minhas atribuições, datas de vencimento, especificações de artigos e informações do cliente.
2. Simplifique a comunicação
Isso está no número um da nossa lista, mas merece sua própria seção. Uma das coisas que podem ocupar a maior parte do seu tempo como freelancer é a correspondência. Responder a mensagens é demorado o suficiente, mas adicione uma quantidade real de mensagens e você terá um tempo enorme em suas mãos.
Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos incluem recursos de bate-papo ou comentários. No entanto, se você precisar de uma opção de bate-papo ao vivo, o Slack é sempre uma boa escolha. Este aplicativo permite que você crie canais para conversar com clientes e colegas. Com planos pagos, você poderá criar canais dedicados para cada um de seus clientes. Isso torna super fácil manter contato e fazer perguntas (ou respondê-las) rapidamente. Ele também possui um aplicativo móvel e para desktop, para que a comunicação seja fácil e intuitiva.
Basicamente, se você quiser liberar algum tempo, descarte e-mails para sempre.
3. Crie um documento de escopo do projeto para cada projeto
A fluência do escopo é um problema real para freelancers. E isso acontece com muita frequência. Você começa em um projeto com uma idéia do que isso implica. Corte algumas semanas depois e você terá cinco rodadas de edições sem fim à vista. Quando o escopo de um projeto se expande continuamente, você perde tempo e dinheiro.
Para evitar esse problema, reserve um tempo extra no início de seus projetos para escrever um documento rápido do escopo do projeto. Após uma conversa inicial com seu cliente, escreva o que os dois concordaram que o projeto envolveria. Envie para o cliente para revisão. Detalhe o número de revisões que você cobrirá antes que taxas adicionais sejam necessárias. Depois de concordar com o conteúdo do documento, você poderá começar a trabalhar com confiança.
4. Automatize o faturamento e as finanças
Lidar com a parte financeira do seu negócio freelancer pode consumir muito tempo. Mas não precisa ser assim, se você usar as ferramentas certas. Primeiro, não gaste horas criando manualmente faturas todos os meses para enviar aos seus clientes. Use modelos para iniciantes. Ou melhor ainda, use um serviço de faturamento como FreshBooks , Harvest ou Invoicely para criar, gerenciar e enviar faturas. De fato, você pode configurar esses serviços para enviar automaticamente suas faturas em uma determinada data todos os meses para economizar ainda mais tempo.
Todas essas informações financeiras também são compiladas de maneira direta, para que possam ser exportadas para o seu software de rastreamento financeiro ou vinculadas diretamente a ele, para que os dados sejam atualizados em tempo real sem que você precise levantar um dedo.
5. Elimine adivinhações na criação de mídia
Uma parte importante do trabalho on-line é a criação de mídia. Agora, certamente aqueles no campo do design gráfico precisarão criar muito mais mídia e imagens do que aqueles que não o são. Mas a necessidade de mídia e gráficos se aplica a todos. De escritores a videógrafos, a necessidade de imagens e elementos gráficos permanece.
Para economizar tempo, você pode usar uma fonte confiável de imagens para tudo. Um balcão único, se você quiser. Para isso, gosto de usar o Envato Elements , que simplifica a localização de modelos e gráficos para acompanhar os artigos. Com ele, forneço centenas de fotos, gráficos e modelos de mídia, o que economiza muito tempo, desde marketing até o trabalho real do cliente.
Depois de obter seus materiais de recursos, você pode personalizar como achar melhor. Muitos usam algo como o Photoshop para este trabalho, mas algo mais simples como o Canva também é altamente eficaz.
Facilite seu fluxo de trabalho freelancer
Espero que você tenha achado essas cinco dicas úteis. Com eles, você pode economizar tempo no seu fluxo de trabalho freelancer e encontrar maneiras de simplificar a maneira como você faz negócios. E, no mínimo, você estará mais organizado em geral.