Seja ad hoc ou agendada, a maioria das reuniões não parece ajudar em nada quando se trata de concluir o trabalho.
Você pensaria que fazer com que todos os envolvidos no projeto se sentassem e conversassem sobre os problemas que surgiam e, em seguida, discutissem maneiras de resolvê-los, seria útil de uma maneira ou de outra.
Uma reunião mal gerenciada afastará os funcionários do que eles estão sendo pagos, deixando os telefones sem supervisão e os emails sem resposta. Mas isso não quer dizer que as reuniões devam ser completamente retiradas do local de trabalho. Aqui estão algumas sugestões para ajudar a acelerar as coisas em uma reunião.
1. Se foi em sessenta minutos
Deveria ser crime que as reuniões durassem mais de uma hora. Caramba, deve ser um pecado que as reuniões agendadas durem tanto tempo. A lógica é simples: qual é o sentido de afastar seus funcionários do trabalho para que eles possam falar sobre o que estão fazendo?
Se for apenas um relatório, eles sempre podem enviar uma proposta ou fazer isso com um anexo de email de 23 KB. Se tudo o que você deseja é manter-se informado, leve o chefe do departamento para o seu escritório ou vá pegar uma xícara de chá com ele depois do trabalho, obtenha as informações necessárias e solte-as novamente 15 minutos depois.
As reuniões semanais de progresso dificilmente podem ser úteis, uma vez que a maioria dos trabalhos precisa de mais de uma semana para serem concretizados, e seria tolo ficar sentado e se encarando se não temos nada a relatar.
O ponto é: as reuniões devem aumentar a produtividade, não atrasar os processos. Faça com que todas as reuniões sejam importantes e faça com que sejam importantes.
2. Nod-ders, mantenha fora
Existem muitas reuniões em que havia principalmente uma pessoa conversando e todos concordando com o discurso . Se as reuniões ocorrerem apenas para ouvir as pessoas ecoarem no apoio, você pode colocar uma gravação do orador na sala de reuniões para que todos possam concordar.
Para consertar isso, tenha apenas tomadores de decisão na sala. E você quer que aqueles que não têm medo falem o que pensam. Você quer o executivo que lutará pelo orçamento do seu departamento. Você deseja que o gerente que possa afastar uma carga de trabalho extra e irrelevante fale em seu nome.
Você quer que o valente supervisor de vocês para dizer ao seu chefe: “Não, pai . Estamos não obter-lhe um carro novo. A equipe quer ir para Bangkok deste ano, e nós estamos indo para beber champanhe no vôo!”
O ponto é: se você vai ficar preso em uma reunião, ter um pouco de diversidade nas decisões tomadas valeria a pena a sua hora.
3. Do que estamos falando novamente?
Quantas vezes durante uma reunião, um de seus colegas pede a seu gerente algo irrelevante para o tópico em questão e eles passam pelo menos uma (outra) hora tentando descobrir isso enquanto você mexe no telefone, tentando não parecer irritado ?
Não é incomum ter uma linha de pensamentos prejudicada por uma pergunta repentina, mas se a resposta a essa pergunta e a todos os outros problemas da lista de agenda não for respondida, isso afetará a produtividade do restante da equipe.
Faça questão de ter um número limitado de agendas a serem cumpridas em todas as reuniões e verifique se quem preside à reunião alcança as agendas predefinidas; nem mais nem menos. Use a marca dos sessenta minutos como impulso para que as agendas sejam limpas o mais rápido possível.
Se houver outras coisas para atender, e se apenas algumas pessoas, e não toda a equipe, estiverem sentadas dentro da sala de reuniões, peça que elas o levem para fora, antes ou depois da reunião.
O ponto é: fique no caminho certo para fazer suas reuniões valerem a pena.
4. Idéias são baratas; vem com soluções
Nada significa um final ruim para uma reunião do que ter participantes que entram com a mente em branco. Hoje em dia, sugestões vazias simplesmente não são suficientes. Os chefes querem histórico. Os gerentes querem ROI. Os executivos querem viabilidade.
E eles não querem apenas lâmpadas acesas, eles querem a prova de que uma idéia pode e vai funcionar. Para obter essa prova, você deve primeiro fazer sua pesquisa.
Quando não, isso acontece.
Ashkin Fureit: Quer saber, acho que devemos tentar mudar para um novo fornecedor.
Você: Quem você tem em mente
Ashkin Fureit: Ah, não conheço novos fornecedores. Eu apenas pensei que seria uma boa ideia mudar para um novo, já que este sempre está atrasado.
O grupo começa a passar a bola, desperdiçando mais 15 minutos, antes de pular para a próxima agenda. Na próxima reunião, o mesmo fornecedor ainda é usado.
Se Ashkin já tivesse em mãos os contatos de fornecedores alternativos, suas cotações e datas de entrega propostas, a equipe poderia decidir onde e qual novo fornecedor tomar. Esse problema teria sido resolvido em menos de cinco minutos.
O ponto é: tome posse de suas idéias e comece à frente. Pare de sugerir idéias brilhantes apenas para esperar que outra pessoa as execute.
5. Claro como cristal pode cortá-lo
Com que frequência você sai de uma reunião pensando que seu gerente havia dito uma coisa, mas não foi o que você ouviu? Esclareça tudo antes de sair.
Se a comunicação for um problema persistente, é uma boa ideia fazer com que seu gerente se repita enquanto você tem outras testemunhas na sala.
O ponto é: esclareça os objetivos de sua equipe antes de começar a correr em postes diferentes.
Se isso não funcionar, tente a próxima dica.
6. Me dê um minuto
As atas das reuniões são ótimas ferramentas para que as coisas funcionem, se você souber como fazê-las corretamente. Para iniciantes, deve ter várias coisas: o que foi decidido; o que precisa ser feito e quem está encarregado de fazê-lo; e os prazos para isso.
A primeira coisa garantiria que a reunião fosse realmente útil para alguma coisa, a segunda garantiria que todos recebessem seus respectivos papéis e a terceira literalmente os faria suar.
Se você sair sem saber o que tinha acabado de acontecer na sala de reuniões, o minuto ajudará você e todos os outros a se orientar. Caso contrário, para que servem as reuniões?
O ponto é: ninguém brinca quando as coisas ficam com tinta.
Conclusão
Alguém sabe melhor do que generalizar, e é por isso que eu gostaria de saber sua opinião sobre as reuniões: elas funcionam? Eles são necessários no local de trabalho de hoje? Seu escritório abandonou o estressante ritual semanal ou mensal que é a reunião?