O planejamento diário tem como objetivo prepará-lo para o sucesso, mas mesmo as melhores intenções podem levar à frustração se erros comuns surgirem na sua rotina. Identificar e lidar com essas armadilhas pode ajudar você a criar uma estratégia de planejamento que realmente funcione.
1 – Não categorizar tarefas
Quando comecei a planejar meus dias, cometi o erro de despejar tudo em uma longa lista sem categorizar as tarefas. Minhas tarefas diárias de escrita ficariam bem ao lado das minhas tarefas domésticas, que então estariam ao lado do aprendizado de idiomas. Sem surpresa, essa falta de estrutura rapidamente se tornou avassaladora.
Categorizar tarefas dá a você uma visão geral mais clara do que você precisa fazer em cada área da sua vida. Por exemplo, eu administro um blog de viagens junto com meu trabalho; ao escrever minhas listas de tarefas, eu me certifico de separar essas tarefas de escrita em diferentes categorias.
Você pode facilmente escrever categorias como manchetes em suas listas de tarefas de papel, e alguns dos melhores aplicativos de lista de tarefas oferecem categorização. Se eu tivesse que escolher um aplicativo acima de todos os outros, eu diria que o Things 3 é o melhor aplicativo de lista de tarefas (se você tiver um dispositivo Apple). Caso contrário, o TickTick pode ser o aplicativo de lista de tarefas perfeito para suas necessidades.
2 – Adicionar muitos itens à sua lista de tarefas
Por muito tempo, caí na armadilha de pensar que ser produtivo significava enfiar o máximo possível no meu dia. Mas sobrecarregar minha lista de tarefas só me deixava estressado e esgotado, com uma crescente sensação de fracasso por nunca terminar tudo o que havia planejado.
Muitas tarefas na sua lista de afazeres criam um ciclo vicioso porque você sempre encontrará mais coisas para fazer. Acredite em mim, eu já fiquei esgotado por causa disso mais de uma dúzia de vezes. Por esse motivo, sugiro ser minimalista e começar escolhendo no máximo três coisas grandes a cada dia. Se depois você descobrir que tem uma capacidade maior, você sempre pode ajustar as coisas ainda mais.
3 – Não ser flexível
Rotinas rígidas são frequentemente criadas com boas intenções, mas raramente sobrevivem a interrupções da vida real. Algo inevitavelmente interromperá seu dia, como ter que pegar seus filhos na escola mais cedo inesperadamente porque eles estão se sentindo mal.
Mesmo que algo importante não o atrapalhe, você não pode ir direto de uma tarefa para outra; seu cérebro precisa de tempo para descansar. Por exemplo, eu faço uma pausa de 10 minutos após cada sessão de escrita.
Ao estimar a duração das tarefas, dobre sua estimativa inicial para permitir espaço para atrasos inesperados.
4 – Focando em tarefas de baixa prioridade
Focar em tarefas de baixa prioridade pode parecer produtivo, mas raramente o aproxima de seus objetivos. Atividades superficiais, como verificar e-mails com frequência ou concluir pequenas tarefas administrativas, fornecem uma falsa sensação de realização, ao mesmo tempo em que distraem do progresso significativo.
Riscar tarefas de baixa prioridade da sua lista de afazeres faz você se sentir produtivo, mas algumas horas de trabalho profundo são muito melhores para fazer você seguir em frente. Então, ao planejar seu dia, defina suas prioridades primeiro. A maioria dos aplicativos de lista de afazeres, incluindo Todoist e TickTick, oferecem algum tipo de recurso de prioridade.
Para inspiração, o livro Essentialism, de Greg McKeown, oferece insights valiosos sobre priorização e eliminação de distrações desnecessárias.
Se você está gastando muito tempo em tarefas administrativas, procure coisas que você pode automatizar. Por exemplo, você pode querer investir em um software de gerenciamento de tarefas que mova automaticamente os cartões quando você conclui uma ação.
5 – Escolhendo um método que não combina com você
Já falei antes sobre o porquê de o time-blocking não funcionar para mim, mas persisti com ele por muito tempo porque senti que era o padrão ouro de produtividade. Tudo o que consegui fazendo isso foi desperdiçar meses da minha vida.
A dura verdade é que suas ferramentas de produtividade não significam nada sem um sistema forte. Às vezes, as formas mais convencionais de fazer as coisas não funcionam para você. Você precisa experimentar e descobrir o que funciona.
Comprometa-se com um período em que você tenta diferentes táticas de produtividade por 3–4 semanas cada. Depois que encontrar algo que funcione para você, você poderá usá-lo a longo prazo.
6 – Não sair depois de terminar
Um erro comum é continuar trabalhando mesmo depois de concluir suas tarefas planejadas para o dia. Inicialmente, estabeleci limites claros enquanto trabalhava para mim mesmo, mas eventualmente os negligenciei. Após um período de declínio, cheguei a um ponto de ruptura e percebi que precisava mudar.
Ficar na sua mesa pode parecer produtivo, mas frequentemente leva à fadiga e ao esgotamento digital. Pior, pode criar uma falsa sensação de “estar progredindo” sem produzir resultados significativos.
Assim que suas tarefas planejadas forem concluídas, desconecte-se e dê a si mesmo tempo para recarregar as energias. Implementar uma política de não tela após uma certa hora também pode ajudar a prevenir o esgotamento. Afastar-se garante que você esteja revigorado e pronto para encarar o trabalho do dia seguinte.
7 – Planejamento sem objetivos claros em mente
Uma lista de tarefas diárias só é eficaz se estiver alinhada com seus objetivos mais amplos. Sem objetivos claros, seus esforços podem se dispersar, deixando você se sentindo insatisfeito, apesar de permanecer ocupado. Então, antes de reformular sua lista de tarefas diárias, sugiro que você se sente para pensar sobre o que deseja alcançar.
Tire um tempo para refletir sobre o que realmente importa para você. Seja ganhar uma promoção, passar em um exame ou liberar tempo para hobbies, suas tarefas diárias devem dar suporte a essas metas. Limite-se a três metas principais por vez e crie sua agenda em torno delas.
8 – Concentrando-se apenas nas tarefas de trabalho
No começo, eu costumava preencher minha lista de tarefas apenas com itens de “trabalho ativo”, como a escrita que eu precisava fazer. O que eu não percebia era que ignorar o desenvolvimento pessoal e o autocuidado estava atrasando meu crescimento.
Hoje em dia, reservo um tempo para pelo menos 30 minutos de aprendizado todos os dias, junto com atividades como diário e meditação. Adicionar isso à minha rotina melhorou meu bem-estar geral, o que também impulsionou meu desempenho em tarefas relacionadas ao trabalho.
9 – Não deixar tempo para reflexão
Seu dia não acaba de verdade até que você revise seu progresso e planeje o amanhã. Tirar alguns momentos para rever o que deu certo — e o que pode melhorar — pode fornecer insights valiosos para produtividade futura.
Antes de sair, descreva suas prioridades para o dia seguinte para que você possa começar a trabalhar imediatamente. Com um roteiro claro, você acordará pronto para encarar o que mais importa.
Você pode usar um aplicativo como o Apple Journal ou o Google Keep para escrever alguns pontos simples que expliquem o que foi bom no seu dia e o que você pode melhorar.