Normalmente, começamos o mês com um conjunto de novas ferramentas e recursos para designers, mas, com o início de um novo ano (e uma nova década), pensamos em um conjunto de coisas para ajudá-lo a se organizar melhor.
Algumas dessas ferramentas existem há algum tempo com recursos que você pode não estar usando. Outras ferramentas estão do lado novo e oferecem excelente funcionalidade. Quantas dessas ferramentas fazem parte do seu kit? Quais você resolverá usar este ano?
Aqui está o que você precisa para se organizar este mês e começar o 2020 corretamente.
Dropbox
O Dropbox é uma ferramenta difícil de viver sem. Não apenas você pode usá-lo para gerenciar arquivos e compartilhar, mas também para executar apresentações diretamente com a conferência Zoom ou no Slack. Planos gratuitos são suficientes para começar e os planos atualizados oferecem maior capacidade de armazenamento para indivíduos ou equipes.
Trabalhar em vários locais com sincronização da área de trabalho e compartilhar arquivos de clientes são recursos que tornam essa ferramenta algo que eu uso todos os dias.
Recurso que você precisa usar: Datas de vencimento do link compartilhado. Ao compartilhar arquivos via link, defina uma data de validade para garantir que os arquivos não estejam com acesso indefinido.
Slack
O Slack provavelmente é uma ferramenta que você já está usando, mas você está aproveitando ao máximo? Canais, hashtags e integrações são a chave para garantir que o Slack funcione para você da maneira que você precisar. Reserve um tempo para configurá-los para um fluxo de trabalho eficiente e organizado em várias equipes.
Recurso que você precisa usar: Sync Slack e seu Google Agenda para status ausente em tempo real que funciona para você.
Bibliotecas em nuvem
Todos trabalhamos em vários locais – casa, trabalho, em desktops e laptops -, portanto, as bibliotecas baseadas na nuvem são uma obrigação. Salve arquivos comuns em um local que você possa acessar de qualquer lugar.
Recurso que você precisa usar: O Adobe Creative Cloud vem com um local para salvar bibliotecas, mas você pode salvar e conectar arquivos de biblioteca de qualquer ferramenta baseada em nuvem.
Trello
O Trello é uma ferramenta gratuita de organização e colaboração para praticamente qualquer projeto. Pense nisso como uma lista de verificação gigante do projeto que permite que você (ou outros membros da equipe) fique de olho em como qualquer coisa, de um site, é criada até o planejamento de uma viagem. Funciona em vários dispositivos e não é difícil de descobrir.
Recurso que você precisa usar: Autômatos de fluxo de trabalho com comandos de data de vencimento e acionadores baseados em regras para que processos tediosos aconteçam por conta própria.
Google Keep
O Google Keep é o aplicativo de anotações que você sempre desejou. Faça anotações de qualquer dispositivo – sincronize com todos os dispositivos – e compartilhe ou faça anotações para si mesmo. Você pode fazer anotações digitando, com fotos ou áudio (e transcreverá mensagens para você). A melhor parte é que esse aplicativo de anotações é gratuito e praticamente torna qualquer coisa obsoleta.
Recurso que você precisa usar: Localização e lembretes com base no tempo ajudam a mantê-lo na tarefa exatamente quando você precisar.
Grammarly
A Grammarly economiza tempo e esforço verificando suas mensagens, de documentos a conteúdo do site, e-mails ou postagens de mídia social, enquanto você digita. Use-o para evitar erros embaraçosos na sua escrita.
Recurso que você precisa usar: Os emojis ajudam a rastrear o tom da sua mensagem para que ela seja pontual e apropriada ao público.
ClickUp
O ClickUp pega todos os outros aplicativos e os mescla em um único local e painel para facilitar a organização. Você pode usá-lo para gerenciar seu próprio espaço de trabalho (gratuito) ou colaborar com equipes (plano pago). Existem várias visualizações – sou um grande fã da opção de lista – e os modelos ajudam a começar a usar a ferramenta.
Recurso que você precisa usar: Use a opção de mensagens para criar tarefas ou comentários. Estrondo!
Filing System
Nada supera um sistema de arquivamento sólido. O principal benefício de um sistema é que você armazena arquivos e pastas da mesma maneira todas as vezes, facilitando a localização posterior.
Eu mantenho as pastas primeiro por ano. Nas pastas anuais, existem pastas pelo nome do cliente. Em seguida, pelo nome do projeto. Quando os projetos são concluídos, termino com duas pastas: TRABALHANDO e FINAL. Use o mesmo formato para nomear arquivos. (Eu uso Cliente Nome-Projeto-Ano.)
Recurso que você precisa usar: Data dos arquivos do projeto. Confiar nas configurações de “data de modificação” não é suficiente se você salvar um arquivo antigo por engano.
Invoicely
Facilmente facilita o trabalho como designer freelancer. A plataforma é feita para enviar faturas, gerenciar clientes e permitir que você aceite pagamentos online. É seguro e oferece um plano gratuito (além de uma opção paga).
Recurso que você precisa usar: Se você está tentando se organizar, as ferramentas de controle de tempo ajudam a saber exatamente o que um cliente individual custa. Você pode inserir tempo, despesa por cliente e quilometragem para obter uma imagem realista da receita por projeto.
HelloSign
O HelloSign é para qualquer pessoa que lide com documentos que precisam de assinaturas. Envie e assine online com uma plataforma segura e fácil de entender para os usuários. Além disso, você pode assinar itens diretamente de ferramentas comuns, como o Gmail ou outros aplicativos do G-Suite.
Recurso que você precisa usar: Armazene todos os seus documentos assinados na interface para encontrá-los mais tarde. (O HelloSign também enviará lembretes automaticamente se alguém não tiver assinado um formulário.)
Planejador tradicional + calendário on-line
Emparelhe um planejador de papel com seu calendário on-line para acompanhar as tarefas (planejador de papel como uma lista de verificação), bem como eventos e compromissos (calendário on-line). Os prazos diários são melhor gerenciados quando você pode anotá-los e verificá-los ao longo do dia. Além disso, essa nota está bem na sua frente para manter o foco.
Recurso que você precisa usar: Experimente um planejador semanal de papel, folhas de corte ou uma placa de apagamento a seco para o gerenciamento de tarefas que não parece esmagador.
WeTransfer
O WeTransfer facilita muito o envio de arquivos grandes. Não há nada pior do que um arquivo se perder no ciberespaço, porque é muito grande para o e-mail. WeTransfer permite enviar e receber arquivos grandes com apenas um clique. (E você não precisa ter uma conta para baixar arquivos.)
Recurso que você precisa usar: Integre o WeTransfer a outras ferramentas, como Slack, Sketch ou Chrome, para compartilhar diretamente de onde você estiver trabalhando.
JotForm
O JotForm é a melhor ferramenta para criar qualquer tipo de formulário on-line, desde pesquisas simples a inscrições, cobrança de pagamentos ou upload de imagens. O serviço possui planos gratuitos e pagos, dependendo do uso e tudo é personalizável, para que os formulários possam ser marcados com facilidade.
Recurso que você precisa usar: Os modelos PDF são formulários prontos para tudo, desde uma simples fatura a contratos ou dispensas de fotos. Comece com um PDF e ajuste conforme necessário. Além disso, você pode configurá-lo para ser preenchido digitalmente e devolvido a você. Isso economiza bastante tempo e você pode salvar formulários personalizados em sua conta para usá-los repetidamente.
