Sim, é possível torná-los produtivos e não uma perda de tempo.
Se alguém perguntasse a um grupo de funcionários de escritório sobre o que eles acham ser o maior impedimento à produtividade, muitos, se não a maioria, provavelmente diriam reuniões. Os calendários agora parecem tabuleiros de Tetris com reuniões sobrepostas umas às outras, sem espaços abertos em lugar nenhum para serem vistos.
Em nome da “colaboração”, as reuniões proliferaram. Mas, de alguma forma, quanto mais reuniões temos, mais difícil parece fazer o trabalho. Isso ocorre porque a maioria de nós nem sempre tem clareza sobre qual é o propósito da reunião.
O custo de reuniões improdutivas
“John”, um antigo cliente meu, era um VP em uma organização global de BioPharma. Como um líder sênior na divisão, ele não só tinha reuniões dentro de sua divisão, como também era frequentemente convidado como a pessoa de contato da divisão para reuniões em outras partes da organização.
Somando-se a essa complexidade estava o fato de que a empresa era global. Não era incomum que seu dia começasse às 6 ou 7 da manhã e terminasse às 8 ou 9 da noite, grande parte dele preenchido com reuniões consecutivas. Ele estava frustrado e exausto, pois trabalhava até tarde da noite e durante o fim de semana apenas para tentar acompanhar. Ao olhar para as semanas e meses à frente, ele não via fim para esse ciclo.
De acordo com um relatório Microsoft Workplace Trend de 2023 , dois dos cinco principais obstáculos à produtividade são muitas reuniões e reuniões ineficientes. O impacto dessas reuniões se estende além do tempo em que você está na reunião. Um artigo de pesquisa de 2022 sugere que o estresse e a fadiga de se preparar, participar e executar os resultados da reunião se estendem muito além do tempo real da reunião em si.
Agora, considere que isso é agravado por reuniões consecutivas sem tempo para se recuperar e reiniciar. Claro que você verá impactos na produtividade e no engajamento.
Como John explicou, é como se no fim do dia (ou da semana), você não tivesse realizado nada significativo. Mas em vez de se sentir assim ocasionalmente, você se sente assim dia após dia, semana após semana.
Então, como podemos garantir que isso não se torne sua realidade normal? Para John, o ponto de virada foi se fazer as quatro perguntas a seguir antes de planejar uma reunião ou perguntá-las a outra pessoa antes de aceitar um convite para uma reunião. Passar por esse exercício permitiu que ele se tornasse mais claro sobre onde investir seu tempo e energia. Consequentemente, suas reuniões (e, eventualmente, aquelas das quais ele participava) se tornaram mais produtivas.
1. Qual é o objetivo da reunião?
Você, ou a pessoa que está conduzindo a reunião, consegue articular claramente o motivo da reunião? O que a reunião pretende realizar? Se for somente para compartilhar informações, provavelmente não deveria ser uma reunião. Uma reunião deve ser um diálogo que se concentre em realizar o propósito declarado. A resposta a esta pergunta o levará à próxima pergunta.
2. Quem precisa estar lá e por quê?
Dado o propósito que você articulou, quem precisa estar lá? Para cada pessoa que você listou, você deve ser capaz de explicar por que precisa que ela esteja presente e qual você vê como o papel dela na reunião. Agora, se o papel dela é aprovar ou endossar a ideia, ela não precisa estar lá. Tenha apenas as pessoas cuja contribuição, perspectiva e orientação são realmente necessárias.
3. Existem restrições que podem impedir você de atingir seu propósito?
Identifique o que pode impedir você de atingir o propósito da reunião. Isso pode incluir coisas como falta de contribuidores importantes ou tempo de preparação inadequado para você ou os participantes. Depois de ter sua lista de restrições, identifique soluções para mitigar esses obstáculos.
Vamos usar os dois exemplos acima. Se a restrição for que seus principais colaboradores não podem comparecer, você pode pedir que eles designem um representante ou dividam a discussão em reuniões mais curtas que permitam que eles participem. Se a restrição for que não há tempo suficiente para se preparar, você pode considerar adiar a reunião ou dividi-la em uma sequência de reuniões dedicadas a um tópico específico.
4. Como mediremos o sucesso?
Pense nisso como o velho ditado, “o que é medido é feito”. O que tornaria esta reunião um investimento de tempo e energia que valeria a pena para todos os envolvidos? Isso é tão simples quanto terminar a frase, “No final desta reunião, teremos…”
Ter um propósito claro para a reunião e como todos medem o sucesso faz duas coisas por você. Primeiro, eles agem como um teste decisivo — você tem os participantes certos? A estrutura da reunião foi projetada para atingir esse resultado?
Isso permitirá que você seja melhor no gerenciamento da reunião em si. Com esses dois marcadores, você pode tornar mais fácil manter os participantes focados na pauta e evitar conversas tangenciais. Também prepara o cenário para encerrar a reunião com próximos passos claros, responsabilidades atribuídas e prazos.
Quando você se compromete a fazer essas quatro perguntas, você será capaz de agilizar suas reuniões. Você verá moral melhorada, fluxos de trabalho mais eficientes e crescimento tangível dos negócios. Você e os participantes da sua reunião começarão a se sentir menos SORE, que significa preso, sobrecarregado, resignado e exausto.
À medida que você se sentir mais confortável em executar suas reuniões usando esse modelo, você pode começar a inspirar uma cultura de colaboração produtiva e um calendário com muito menos caos. Quem sabe, talvez você motive outros dentro de sua organização a adotar essa abordagem também.